VEAMOS RÁPIDO ALGUNOS CONCEPTOS BÁSICOS EN GTD
#1 Bandeja de entrada: NO se refiere exclusivamente a nuestro correo electrónico. Para el GTD, nuestra bandeja de entrada es aquel lugar donde nos llega información que debemos revisar y según el caso “procesar”. Puede ser un email de un cliente, información que leemos en una red social, un pedido de un colega de trabajo, una orden del jefe, etc.
#2 Cosas: es todo aquello que recibimos en nuestra bandeja de entrada. Es importante hablar de cosas y no de tareas ya que las cosas son información que aún no ha sido revisada ni procesada.
#3 Acciones: son “cosas” revisadas y procesadas que se convierten en otras acciones o elementos. Una acción tiene un contexto asignado para mejorar la productividad.
#4 Contexto: es el límite que te permite decidir si una acción puede ser realizada o no. El contexto delimita la herramienta, el lugar y el tiempo que serán necesario para ejecutar una acción.
Ejemplo: supongamos que nos encontramos en casa por la mañana y decimos hacer llamados para reactivar antiguos clientes. Añadamos a este ejemplo la posibilidad que esos datos antiguos se encuentren en un Excel en nuestra oficina. Resultado: esa tarea no podrá ser ejecutada en ese contexto (casa).
Siguiendo el ejemplo anterior, deberemos pasar nuestra antigua base de datos de clientes a algún formato online para poder consultarla en cualquier lugar (contexto). Eso es lo que en GTD denominamos un proyecto.
#5 Proyecto: GTD simplifica la definición de proyecto por la siguiente: un proyecto es cualquier proceso que requiera dos o más acciones para lograr su objetivo.
Ejemplo Proyecto/Acción: Si tengo mi base de datos de clientes en un Excel lo ideal sería contratar un CRM (sistema de gestión de relaciones con los clientes), instalarlo, aprender a usarlo, importar los datos, etc. Como podemos ver son varios pasos (proyecto). El caso más sencillo sería copiar ese Excel a Google Drive que probablemente ya conozcamos su uso. En este último caso estaríamos hablando de una acción (un paso).
Una vez explicados los conceptos básicos de GTD vamos a ver cómo funciona este sistema…
¿CÓMO FUNCIONA EL GTD?
#1 “COSAS” EN TU BANDEJA DE ENTRADA
Día a día en tu trabajo o vida cotidiana, recibiremos muchas “cosas” en nuestra bandeja de entrada. En GTD, lo primero que debemos hacer es analizar y ver si esas cosas merecen ser procesadas o descartadas.
Estas “cosas” están representadas por emails, información que nos envían otras personas (colegas, jefe, clientes, reuniones), hasta nuestras propias ideas y los temidos llamados telefónicos.
#2 ¿LAS “COSAS” SE PUEDEN CONVERTIR EN ACCIONES? ¿SON ACCIONABLES?
Lo primero que deberemos hacer es analizar si estas “cosas” son accionables (realizables).
Posibles respuestas:
A) NO se pueden ejecutar: en el caso que estas cosas no sean realizables existen tres posibles destinos a darles:
Tirarlas a la basura. Descartar la cosa por completo.
Incubarlas: guardarlas para más adelante.
Archivarlas como referencia.
B) SÍ se pueden ejecutar. Si la “cosa” se puede hacer, entonces se convertirá en una acción y nos preguntaremos:
¿La acción requiere más de 2 minutos para ser ejecutada?
#3 COSAS EN TU BANDEJA DE ENTRADA NO ACCIONABLES
Dijimos en el punto anterior que cualquier “cosa” en tu bandeja de entrada que no se puede ejecutar se llama “no accionable” (no realizable).
Esto no significa que debamos desecharlas simplemente, podremos también dejarlas para más adelante si vemos algún grado de interés o archivarlas como referencia sin descartarlas definitivamente.
Tirar a la basura. Descartar la cosa por completo sabiendo que no será útil para nuestro trabajo o vida en el futuro. Ejemplo: correos electrónicos publicitarios sobre algo que no pedimos o que no encontramos una utilidad actual o futura.
Incubarlas: guardarlas para más adelante. Ejemplo: correo con la promoción de un curso que siempre quise tomar pero solo podré hacerlo en el verano. Ejemplo: nuevo proveedor para la empresa ya que en 6 meses terminamos el contrato con el actual.
Archivarlas como referencia. Es casi como desecharlo a la basura pero existe una mínima posibilidad que esa “cosa” sea útil en el futuro. Ejemplo: “…escuché hablar en gerencia la posibilidad de implementar un nuevo sistema de gestión contable, entonces voy a archivar como referencia este correo recibido hoy sobre “ContPlus” en caso que mi jefe me solicite realizar una investigación…” Difícil que suceda pero por si acaso lo guardo como referencia.
#4 ¿LA ACCIÓN SE PUEDE REALIZAR EN 1 SÓLO PASO?
Es en este punto que debemos prestar atención a si estamos enfrentándonos a una tarea o a un proyecto. Veíamos al comienzo de este artículo la diferencia: la tarea es individual y un proyecto es un conjunto de tareas para alcanzar un objetivo.
Nos preguntaremos: ¿La acción se puede realizar en un sólo paso?
SÍ (es una tarea): Vamos al punto siguiente a la regla de los 2 minutos.
NO (es un proyecto): Si la acción requiere varias tareas, pasaremos la misma a nuestra lista de proyectos. La lista de proyecto incluye tareas individuales que corresponden a un proyecto en particular y que requieren ser realizadas en un orden para alcanzar su cometido. Ver más sobre las listas del GTD y productividad.
Vemos que pasa ahora si una acción toma más o menos de 2 minutos para ser “accionada” (ejecutada)…
#5 LA REGLA DE LOS 2 MINUTOS
Una vez que las “cosas” en tu bandeja de entrada hayan pasado a ser acciones posibles de realizar (ver punto anterior) deberemos aplicar la regla de los 2 minutos del GTD.
Debemos preguntarnos: ¿Esta acción puede ser realizada en menos de 2 minutos?
SÍ (< 2 minutos): ejecutar la acción sin pensarlo. Ejemplo: 3 emails para responder con un “Sí, gracias”, “Ok, de acuerdo”, “Recibido”. Son 3 acciones que demoran 2 minutos o menos y nuestro cerebro interpreta que ya hemos realizado 3 tareas de las muchas por hacer. Ejemplo: Apuntar una idea en una listas de ideas, apuntar una cita en el calendario, ordenar los papeles sobre el escritorio…
NO (> 2 minutos): se dan dos casos:
DIFERIR: significa poner esa tarea en la “lista de próximas tareas”. La lista de próximas tareas o de acciones siguientes contiene aquellas tareas que serán ejecutadas luego de terminar con las que demoran 2 minutos. Ver más sobre las listas del GTD.
DELEGAR: se da en aquellos casos en que una tarea no es nuestro trabajo principal o resulta más eficiente derivarla a otra persona para que la ejecute. Colocaremos la tarea en la “lista en espera”.
Y finalmente veamos un poco más en profundidad que sucede cuando una tarea toma más de 2 minutos y tenemos que optar por diferir o delegar…
#6 ¿DIFERIR O DELEGAR UNA TAREA?
Dijimos antes que si una tarea individual demora en ser realizada más de 2 minutos deberemos elegir si posponer la tarea en el tiempo (diferir) o si es conveniente pasar la tarea a otra persona (delegar).
Empecemos al revés para que sea más sencillo:
Delegar una tarea. Son aquellas tareas que toman más de 2 minutos para ser realizadas y que por sus características conviene que sean hechas por un tercero. Ejemplo: un autónomo o emprendedor en fecha de declarar impuestos ante el fisco. Sin dudas lo delegará a su contador/contable. Ejemplo: Si soy gerente de área y necesito producir un informe para la gerencia general, delegaré el relevamiento de la información bruta en alguno de los empleados idóneos para esa tarea. Lista “En espera”: las tareas delegadas deben ser archivadas en nuestra lista de “en espera” hasta que la persona designada la complete. (No debemos dejar de anotar a quién fue delegada la tarea, fecha límite y realizar un seguimiento).
Diferir una tarea. Se trata de una tarea que toma más de 2 minutos y que pasará a formar parte de las tareas pendientes.
Tareas para realizar lo antes posible: colocaremos estas tareas en la “lista de próximas acciones”. Ejemplo: redactar un email para un cliente que solicita un presupuesto. (Atención, no es lo mismo que armar un presupuesto, eso es un pequeño proyecto por lo que está formado por varias tareas).
Calendario: si una tarea tiene una fecha para ser realizada o no es urgente y se puede postergar en el tiempo, usaremos nuestro calendario para apuntar dicho evento. Ejemplo: las reuniones con clientes son el mejor ejemplo, son importantes, demoran más de 2 minutos y son en determinado día acordado con el cliente.
Fuente: Sebastián Pendino